Jak wybrać właściwego księgowego?

Wybór księgowego jest jak wybór kluczowego partnera biznesowego. Właściwy księgowy będzie dla Ciebie zaufanym współpracownikiem, na którym możesz polegać, który zawsze ma dla Ciebie ważne porady i wskazówki, istotne w miarę rozwoju Twojej małej firmy. Jak więc dokonać takiego wyboru? Jakie są najważniejsze rzeczy, na które musisz przy tym uważać?

Najważniejsze wskazówki dotyczące wyboru księgowego

Gdy zdecydujesz, że nadszedł moment, aby zacząć korzystać z usług księgowego, naturalnie pierwszym krokiem jest wybór tego najlepszego dla twojej firmy. Aby to zrobić, musisz oczywiście poświęcić trochę czasu i dokonać wyboru starannie i ostrożnie. Przede wszystkim musisz podjąć pewne podstawowe decyzje. Zastanów się, jakich usług księgowych potrzebujesz, zbadaj cenniki różnych biur księgowych i postaraj się oszacować, które będą najtańsze konkretnie dla Twojej firmy.

Cena to jednak nie wszystko. W najlepszym interesie Twojej firmy jest współpraca z doświadczoną, zdolną osobą, której może powierzyć jeden z najważniejszych obszarów swojej działalności – finanse. Właściwa osoba pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze rok po roku. Oto kilka rzeczy, które powinieneś rozważyć przy wyborze księgowego.

Zadaj sobie pytanie, czy lokalizacja ma znaczenie

Kiedyś ważne było, aby księgowy był w pobliżu. Dziś jednak coraz więcej firm współpracuje online, wykorzystując technologię chmurową do zarządzania swoją działalnością. Oznacza to, że lokalizacja jest mniejszym problemem. Dzięki rachunkowości w chmurze Ty i Twój księgowy macie dostęp do identycznych zbiorów danych w czasie rzeczywistym – bez względu na to, gdzie akurat jesteście.

Decyzja o tym, gdzie znaleźć księgowego, naprawdę sprowadza się do tego, co najbardziej odpowiada Twojej firmie. W zależności od tego, jak chcesz zarządzać finansami, Twój księgowy może naprawdę mieć siedzibę w dowolnym miejscu na świecie. Jeśli na przykład z przyjemnością współpracujesz za pośrednictwem poczty e-mail, połączeń telefonicznych, wideokonferencji lub bezpiecznego oprogramowania księgowego, możesz być np. w Bydgoszczy, czy Bełchatowie, a Twoje biuro rachunkowe w Warszawie, a nawet Londynie.

Z drugiej strony, możesz po prostu preferować kontakt osobisty. To szczególnie ważne na początku współpracy, gdy wiele istotnych rzeczy trzeba sobie z księgowym wyjaśnić. Nie da się ukryć, że osobiste spotkanie z kimś, kto jest odpowiedzialny za twoje finanse może być przydatne, zwłaszcza w obliczu ciągłych zmian w prawie, z których nie wszystkie jesteś w stanie zrozumieć. W takim wypadku musisz ograniczyć się do lokalnych firm lub biur, do którym możesz z łatwością się wybrać. Ale przede wszystkim upewnij się, że pracownicy danego biura są ekspertami w zakresie przepisów podatkowych dotyczących Twojej firmy i są na bieżąco z ciągłymi zmianami prawa podatkowego!

Wybierz certyfikowanego lub dyplomowanego księgowego

W Polsce nie mia obecnie obowiązku posiadania żadnych certyfikatów księgowych – zawód księgowego może wykonywać każdy. O najwyższych kwalifikacjach zawodowych świadczy dopiero tytuł biegłego rewidenta albo doradcy podatkowego. Ci jednak rzadko zajmują się księgowością, a jeśli już, to niestety świadczą swoje usługi w biurach z najwyższej półki cenowej.

Warto jednak pamiętać, że jeszcze do 2014 roku, aby prowadzić czyjeś księgi rachunkowe, niezbędny był certyfikat księgowy. Jeśli ktoś prowadzi więc biuro księgowe przynajmniej od roku 2014 świadczy to nie tylko o jego doświadczeniu, ale też o tym, że jego kwalifikacje zawodowe zostały solidnie zweryfikowane przez państwową komisję. Niestety, jeśli Twój księgowy prowadzi swoją działalność krócej, trudno samemu zweryfikować jego kompetencje. Pewną wskazówką może być to, że należy do sprawdzonych organizacji zawodowych, np. do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Sytuacja bywa lepsza, jeśli swoją działalność, jak wielu Polaków, prowadzić zagranicą. W wielu krajach księgowi podlegają regulacjom różnych organów lub samorządów zawodowych, które dbają o kwalifikacje osób zajmujących się tego rodzaju działalnością i starają się utrzymywać wysokie standardy zawodowe. W zależności od kraju, który wybrałeś, zawodowi księgowi mogą nazywać się Certyfikowanymi księgowymi lub dyplomowanymi księgowymi. Np. w Wielkiej Brytanii Chartered Accountants (CA) to wysoko wykwalifikowani specjaliści, którzy ukończyli stosowne studia wyższe, mogą się pochwalić właściwym doświadczeniem i stale rozwijają kompetencje.

Pamiętaj, że większe doświadczenie i wiedza, którą posiadają tylko certyfikowani lub dyplomowani księgowi, już na samym początku przekłada się na wartość Twojej firmy. Dzieje się tak, dzięki ich radom i wsparciu. A jeśli oczekujesz, że Twoja firma będzie się rozwijać, dobrym pomysłem jest zwrócenie się do profesjonalnego księgowego na początku, a nie później.

Oczywiście można korzystać z usług księgowych, którzy nie są certyfikowani, ani nigdzie zarejestrowani, ale może to być nierozsądny ruch biznesowy. Zadania takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, przygotowywanie podatków i ogólne zarządzanie finansami mogą oczywiście nie wymagać certyfikowanego lub dyplomowanego księgowego. Ale prawie na pewno będziesz go potrzebować, jeśli Twoja firma rozrośnie się tyle, że będziesz potrzebować większej pożyczki lub jeśli kiedykolwiek będziesz poddawany audytowi. Wyzwaniem będą też dla Ciebie nowe formy kontroli podatkowej, z którymi bardzo trudno poradzić sobie samemu. To przede wszystkim Jednolity Plik Kontrolny oraz rozliczanie podatku VAT metodą split-payment.

Poszukaj księgowego z odpowiednią wiedzą specjalistyczną

Potrzebujesz przede wszystkim osoby z doświadczeniem w przygotowaniu deklaracji podatkowych i dokumentów finansowych dla firm o podobnej wielkości i przychodach. Jeśli twoja firma korzysta z oprogramowania w chmurze przez większość swojej działalności, prawdopodobnie będziesz potrzebować kogoś, kto jest obeznany z tą technologia. Jeszcze lepiej, jeśli Twój potencjalny wybór padł na biuro, które współpracowało z firmami z Twojej branży, ponieważ pomoże im to zrozumieć unikalne potrzeby twojej firmy. Takie biuro będzie też z pewnością najlepiej znało przepisy prawne związane z rozliczaniem Twojego rodzaju działalności. Możesz też sprawdzić, czy mają większych klientów. Jeśli tak, to dobry znak, ponieważ będziesz wiedział, że z czasem będą w stanie zaspokoić rosnące potrzeby firmy.

Wykorzystaj platformy społecznościowe

Szukając księgowego, idealny kandydat może znajdować się tuż pod twoim nosem. Zacznij od zapytania znajomych lub członków rodziny, którzy są właścicielami małych firm, czy poleciliby księgowego. Jeśli tak, dlaczego? A jeśli nie to dlaczego nie? Odpowiedzi na oba pytania mogą okazać się przydatne na późniejszym etapie, kiedy będziesz już decydować, z kim podpisać umowę.

Pamiętaj, że wybór księgowego może być osobistą decyzją, więc to, co jest właściwe dla działalności PR twojego najlepszego przyjaciela zajmującego się usługami, może nie odpowiadać Twojej firmie produkcyjnej. Weź również pod uwagę różnice w strukturze biznesowej. Najlepszy księgowy dla jednoosobowego przedsiębiorcy może nie być najlepszym rozwiązaniem dla firmy zatrudniającej dziesięciu pracowników.

Chociaż Facebook może nie być najlepszym miejscem do publikowania próśb o rekomendacje księgowych (choć nie jest to również najgorsze), bardziej przydatne mogą być sieci zorientowane na biznes. LinkedIn jest jednym z największych na świecie, a jeśli już tam masz profil, możesz go użyć do wyszukiwania księgowych rekomendowanych przez innych.

Właściwa osoba pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze rok po roku!